Privacyverklaring
van de gemeente Delfzijl / Appingedam
van de Nederlands gereformeerde kerk in Nederland
Deze privacyverklaring is overgenomen van de modelverklaring van de PKN en aangepast naar plaatselijke situatie.
Datum: 6-9-2024
Versie: 1
I. ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Voor de NGK en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De NGK in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de NGK in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
Over de Nederlands Gereformeerde kerk (NGK) in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de NGK in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
De NGK in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie vertrouwelijke gegevens ontvangt op grond artikel C49.3 in de kerkorde tot geheimhouding verplicht.
Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij:
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld.
- Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde, conform artikel C45.1, dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad. -
De kerkenraad zal vervolgens uw verzoek behandelen. De kerkenraad zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de kerkenraad een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De kerkenraad zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de kerkenraad rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.
II. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
Gezien de werking van de NGK vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene Organisatie | ||
Situatie | welke gegevens zijn erbij betrokken | grondslag |
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. | naam en voornamen c.q. voorletters;
| De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en; het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid. |
Ledenadministratie | ||
Situatie | welke gegevens zijn erbij betrokken | grondslag |
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. | Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
onder vermelding van de gemeente/wijk waartoe betrokkene behoort. | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,en/of; |
III. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Wel | Niet | Situatie | welke gegevens zijn erbij betrokken | grondslag | |
X | ☐ | Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente | De nieuwsbrieven worden: | naam en voornamen c.q. voorletters;
| De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, |
X | ☐ | Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke personen vermeld. | naam en voornamen c.q. voorletters;
| Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de kerkenraad toestemming verkregen van de betrokkene. | |
X | ☐ | Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen. | De gemeentegids is: | naam en voornamen c.q. voorletters;
| De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden elkaar kunnen vinden en contacten kunnen leggen. |
X | ☐ | Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. | De kerkdienst:
| de naam en voornamen |
|
X | ☐ | Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd | met beeld bij bijzondere diensten (rouw en trouwdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie
| Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt. |
|
X | ☐ | Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. | ip-adres | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren. | |
☐ | X | Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk. |
| De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. | |
X | ☐
| Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk. | op een ledenpagina
| foto | De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen. |
X | ☐ | Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk. | op een ledenpagina | e-mailadres | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. |
X | ☐ | Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging | Gemeenteleden worden jaarlijks aangeschreven | naam en voornamen c.q. voorletters; | Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage. |
X | ☐ | Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. | Hulpaanvragen komen binnen via een: | In de administratie worden opgenomen: | De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens. |
X | ☐ | Via de website van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens. | De gegevens die worden verzameld via het formulier: worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd
| In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen: | De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming deze gegevens. |
X | ☐ | Het gebouw dat gebruikt wordt om erediensten te houden heeft camera’s om te filmen wat er gebeurd ter beveiliging. | Mensen worden op het camera-toezicht gewezen door: zijn geen bordjes aanwezig
De camera's zijn: De beelden worden: Het cameratoezicht wordt: | Mensen kunnen op de beelden herkenbaar verschijnen. | De gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om haar gebouwen en mensen te beveiligen door cameratoezicht. |
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan.
Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
(Vul als gemeente in welke maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens u heeft genomen)
Wel | Niet | Maatregel | |
X | ☐ | De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen. | |
☐ | X | De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) |
|
X | ☐ | De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door:
| de website (inclusief eventueel intranet of app) |
X | ☐ | De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door: | de website
|
X | ☐ | Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte. | |
X | ☐ | De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast. | |
☐ | ☐ | Anders: |
|
☐ | ☐ | Anders: |
|
Versiebeheer
Versie | Datum | Verbeteringen |
Versie 1 | 6-9-2024 | Privacy regelement opgemaakt en aangepast voor de huidige situatie van NGK Delfzijl / Appingedam |
|
|
|
|
|
|
|
|
|